ถ้าพูดถึงการบริหารโครงการหรือ Project Management หลายๆ คนคงนึกถึงคนที่ทำงานเป็น Project Manager ที่ดูแลสโคปงานหรือบริหารงานของโครงการนั้นๆ
แต่จริงๆ แล้วทักษะนี้ซานต์มองว่า มันควรจะเป็นทักษะที่ควรมีในทุกๆ คน แม้มันจะดูเป็นทักษะที่ต้องอาศัยประสบการณ์ในการทำงาน หรือทักษะที่เคยได้ยินเรื่องของ Time Management ที่เราได้ยินว่าเป็นสิ่งที่จะช่วยให้บริหารการทำงานของเราให้ดีขึ้น แต่ซานต์มองว่าถ้าเราทุกคนมีทักษะ Project Management ก็จะยิ่งช่วยให้เราทำงานได้ดียิ่งขึ้นและเป็นระบบมากยิ่งๆ ขึ้น แต่เพราะอะไร มาดูกันค่ะ

ก่อนอื่นต้องรู้ก่อนว่า Project Management คืออะไร

Project Management แปลตรงตัวแล้ว มันคือการบริหารจัดการโครงการ แต่ทำไมโครงการถึงต้องมีการบริหารที่ดีล่ะ? …. ก็เพราะว่า โครงการเป็นงานที่มีขอบเขต มีวัตถุประสงค์ และความคาดหวังที่ชัดเจนจาก Stakeholders หรือลูกค้าของเรานั้นเอง มันจึงทำให้ทีมต้องมีการวางแผน จัดระเบียบ และกำกับดูแลการดำเนินโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นโครงการที่ดีออกมา

ดังนั้น การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจึงช่วยให้แน่ใจว่า โครงการจะแล้วเสร็จตรงเวลา ภายในขอบเขต และอยู่ภายในงบประมาณที่กำหนดไว้ตั้งแต่แรก

ทีนี้…. ในการบริหารโครงการ 1 โครงการ ก็จะมีวงจรการทำงานของมันกำหนดไว้ด้วย หรือที่วงการ Project Manager จะเรียกกันว่า Project Management Life Cycle

Project Management Life Cycle
โดยปกติแล้วการบริหารโครงการ 1 โครงการ จะประกอบไปด้วย 4 ขั้น หรือ 4 phases ได้แก่ Initation, Planning, Execution หรือ Running Project และ Closure ในแต่ละขั้นมันคืออะไร มาดูกันค่ะ

ขั้นตอนแรก การเริ่มต้น หรือ Initiation คือ การกำหนดโครงการ วัตถุประสงค์ และความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือลูกค้าของเรา ตั้งแต่ตอนเริ่มต้น และวัตถุประสงค์ที่กำหนดจะต้องมีความชัดเจน ไม่คลุมเคลือ เพื่อให้ทุกคนในทีมและลูกค้าของเราเข้าใจความคาดหวังของลูกค้าตรงกัน ทุกคนรู้ว่าเป้าหมายสุดท้ายแล้วคืออะไร และลูกค้าเองก็มั่นใจได้ว่า เขาจะได้รับในสิ่งที่ต้องการนั้นจริงๆ
โดยในการเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการออกมาแต่ละข้อก็จะมีเครื่องมือที่นิยมใช้กัน เรียกว่า หลักการของ SMART มาช่วยกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการนั้นๆอีกด้วย

ขั้นต่อมาเมื่อกำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของงาน โครงการแล้ว ก็มาที่ขั้น การวางแผน หรือ Planning เมื่อทีมได้รับวัตถุประสงค์ของโครงการจากลูกค้า หรือ Stakeholders แล้ว ขั้นต่อมาคือต้องนำมา วางแผนโครงการอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นขอบเขต กำหนดการ งบประมาณของโครงการ และทรัพยากร
การดำเนินการ (Execution): ดำเนินโครงการตามแผน ติดตามความคืบหน้า จัดการการเปลี่ยนแปลง และสร้างความมั่นใจว่าโครงการจะเป็นไปตามแผน
การปิดโครงการ (Closure): ดำเนินกิจกรรมโครงการทั้งหมดให้เสร็จสิ้น ส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย และประเมินความสำเร็จของโครงการ โดยอาจจะใช้เครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนหรือกำหนดบทบาทของสมาชิกในทีมด้วย RACI

โดยในขั้นตอนการวางแผน Project Plan ก็เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมเข้าใจบทบาทของพวกเขาในโครงการอย่างชัดเจน รวมไปถึงการกำหนดงบประมาณที่ต้องใช้ตลอดระยะเวลาของโครงการ และ การประเมินความเสี่ยง (Risk Management) เป็นการระบุปัญหาที่อาจทำให้โครงการของคุณหยุดชะงัก ฉะนั้นวางแผนโครงการจัดทำขึ้นเพื่อที่จะลดความเสี่ยงเหล่านั้น และรักษาคุณภาพและระยะเวลาของโครงการ

หลังจากที่ทีมได้ทำการวางแผนโครงการทุกขั้นตอนอย่างละเอียดแล้ว ก็จะเข้าสู่ขั้นตอนของการดำเนินการตามแผนที่วางไว้ มอบหมายงานตามรายละเอียดต่างๆ ของโครงการให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสมกับความสามารถของทีม รวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมไม่ได้มีใครทำงานหนักเกินไป และตลอดระยะเวลาโครงการยังต้องมีการให้ข้อมูลอัปเดตแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทุกระดับอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงการควบคุมคุณภาพงาน โดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่า สมาชิกในทีมบรรลุเป้าหมายตามเวลาของโครงการและคุณภาพของงานตามที่ได้วางแผนไว้และเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์และขอบเขตของโครงการ

และขั้นตอนสุดท้าย ของ Project Life Cycle คือ
การปิดโครงการ (Closure) ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการบริหารโครงการ เป็นขั้นตอนของการเตรียมการส่งมอบงานในขั้นตอนสุดท้าย โดยสิ่งที่จะทำใน phase นี้ก็คือ
การพิจารณาว่างานหรือโครงการที่ทำมา บรรลุเป้าหมายของโครงการหรือไม่ ว่างานนั้นเสร็จสมบูรณ์ ตรงเวลา และตามงบประมาณที่วางแผนไว้หรือไม่ และยังรวมไปถึงการวิเคราะห์และประเมินบทเรียนที่ได้เรียนรู้สำหรับเตรียมโครงการที่คล้ายกันในอนาคตอีกด้วย และสุดท้ายของ phase นี้คือการเตรียมเอกสารเพื่อเตรียมปิดโครงการเพื่อส่งมอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้าของโครงการต่อไป

ทีนี้พอเราได้รู้จักแล้วว่า กว่าจะมาเป็นโครงการ 1 โครงการต้องมีขั้นตอนการดำเนินงาน การบริหารงานอย่างไร
ต่อมาที่จะพูดถึงคือเรื่องของ Tool หรือ System ที่จะมาช่วยให้การบริหารงานหรือโครงการสำเร็จได้ โดยสิ่งนี้ในการบริหารโครงการจะเรียกว่า

Project Management Methodologies
ก็คือในการบริหารโครงการจะมีขั้นตอน วิธีการที่หลากหลาย โดยจะขึ้นอยู่กับรูปแบบของโครงการนั้นๆ ที่เราต้องบริหาร แต่ในปัจจุบันที่ได้รับความนิยมและใช้กันอย่างแพร่หลายจะมีอยู่ด้วยกัน 4 วิธีการที่อยากให้ทุกคนได้รู้จัก ได้แก่ Lean, Six Sigma, Waterfall และสุดท้ายกำลังได้รับความนิยมในยุคนี้ คือ Agile
แต่ละรูปแบบ คืออะไร แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าโครงการของเราควรใช้วิธีการแบบไหนมาบริหาร มาดูกันค่ะ

1. วิธีการแบบ Lean
เป็นการบริหารโครงการหรือรูปแบบการทำงานที่เกิดขึ้นในยุครุ่งเรืองอุตสาหกรรม มีจุดเริ่มต้นมาจาก บริษัท โตโยต้า (Toyota) ผู้ผลิตรถยนต์รายใหญ่ของญี่ปุ่น ที่ทุกคนน่าจะรู้จักกันดี โดยบริหารโครงการวิธีการนี้ เป็นแนวคิดการทำงาน ที่เน้นการทำงาน ผ่านการลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า พร้อมกับเพิ่มความสามารถในการปรับตัว เพื่อสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเป็นการทำงานที่ใช้ต้นทุนการผลิตให้ต่ำที่สุด และใช้เวลาการผลิตให้สั้นที่สุด เพื่อมอบสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสูงสุดให้กับลูกค้า หรือในยุคนี้เราจะรู้จักกันในคำว่า Mass Production ก็คือ ยิ่งผลิตเยอะ ยิ่งได้ต้นทุนที่ต่ำ

2. วิธีการแบบ Six Sigma
เป็นวิธีการที่ถือกำเนิดในช่วงของ Toyota เช่นกัน โดยจะเป็นการทำงานเพื่อลดความผิดพลาดและลดความบกพร่องของกระบวนการทำงาน เนื่องจากว่า พอเรามีการผลิตสินค้าจำนวนมากๆแล้ว สิ่งที่มักจะตามมาก็คือ ความผิดพลาดของกระบวนการ โดยวิธีการทำงานวิธีนี้จะใช้ Famework ผ่านโครงการที่เรียกว่า DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) เป็นวิธีการที่หาสาเหตุและกำจัดสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงหรือความผิดพลาดและเป็นปรับปรุงกระบวนการให้ดียิ่งๆขึ้นไป

3. Waterfall หรือ การบริหารโครงการแบบน้ำตก ที่การบริหารโครงการด้วยวิธีการนี้เรียกว่า การบริหารแบบน้ำตก เนื่องจากเป็นการบริหารโครงการที่มีลำดับ ขั้นตอนที่ชัดเจน เริ่มต้นจากขั้นที่ 1 และการทำงานในขั้นตอนต่อๆไป จะเกิดขึ้นเมื่อทำขั้นตอนแรกเสร็จเหมือนการไหลของน้ำตก เป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมอย่างมาก ในด้านวิศวกรรมซอฟต์แวร์และการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การบริหารโครงการวิธีนี้ ใช้เป็นวิธีการจัดการโครงการระดับสูงสำหรับโครงการที่ซับซ้อนและมีหลายแง่มุม เป็นวิธีการที่ได้รับความนิยมมากของการบริหารโครงการ ปกติ Project Manager เขาจะนิยมใช้วิธีนี้กัน

และสุดท้าย เป็นวิธีการที่มาแรงในยุค 2-3 ปีมานี้ เราจะได้ยินคำนี้กันบ่อยมาก เรียกได้ว่าเป็นคำที่เซ็กซี่ในวงการ บริหารโครงการช่วงนี้เลยก็ว่าได้ นั้นคือ Agile อไจล์

4. Agile แปลอย่างตรงตัวว่า ความปราดเปรียว เป็นวิธีการบริหารโครงการแบบใหม่ที่เกิดขึ้นมาในช่วงปี 2001 เกิดขึ้นจากกลุ่มนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มาประชุมหารือกันว่า จะพัฒนาซอฟต์แวร์ตัวใหม่ให้ออกสู่ตลาดอย่างรวดเร็วได้อย่างไร ภายใต้ระยะเวลาอันสั้นและให้เกิดข้อผิดพลาดที่น้อยที่สุด
ด้วย Concept การทำงานที่เน้นการทำงานที่สั้น และรวดเร็ว เขานิยามวิธีการนี้หรือแนวคิดตัวนี้ว่า Agile เพราะมันก็แปลตรงตัวว่าความคล่องตัว

ซึ่งเป็นการทำงานที่จะแบ่งช่วงการทำงานออกมาเป็นระยะสั้นๆ นำทีมการทำงานโดย Product Owner โดยผ่านขั้นตอนที่เรียกว่า Sprint Planning และมีการตรวจสอบการทำงานอย่างสม่ำเสมอและบ่อยๆ เรียกว่า Sprint Review และเป็นวิธีการที่ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออก ผ่านทำงานด้วยวิธีการแบบ Scrum และสุดท้ายคือบริหารงานโดย Scrum Master

Agile เป็นการทำงานที่มีความคล่องตัวสูง มีทีมที่ทำงานเพียง 8-10 คนเท่านั้น หรือที่จะเรียกกันว่า ทีมพิซซ่า และการทำงานแบบ Agile นั้นจะเป็นการทำงานที่ต้องรับ Feedback จากลูกค้าอย่างรวดเร็ว เพื่อนำมาวิเคราะห์ถึงประโยชน์การใช้งานและข้อผิดพลาดที่พบเจอ เพื่อจะได้นำมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันท่วงทีก่อนที่จะปล่อย Product ชิ้นสุดท้ายที่เสร็จสมบูรณ์จริงๆ