เทคนิคลับสำหรับ Excel ให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น

ถ้าพูดถึงโปรแกรม Microsoft Excel โปรแกรมที่มักนิยมใช้ในการสร้างตารางทำงาน จัดตารางสวยงาม ในรูปแบบต่าง ๆ รวมถึงเป็นโปรแกรมสำหรับการคำนวณ สร้างกราฟ สร้างรายงานสรุปยอดต่างๆ ซึ่งมือใหม่หัดใช้โปรแกรมนี้อาจไม่รู้เทคนิคพิเศษที่จะทำให้ทำงานได้เร็วและถูกต้องแม่นยำ เพราะ Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถหลากหลาย และคนใช้งานต้องมีความเข้าใจที่ค่อนข้างลึกซึ้งจึงจะพลิกแพลงการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ดังนั้นเราจึงมัดรวมเทคนิคง่ายๆสำหรับการใช้งาน Excel เพื่อให้ทำงานได้เร็วขึ้นกว่าเดิม ดังนี้

1. ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อประหยัดเวลา ในกรณีที่เราต้องทำงานกับเอกสารที่ทาง excel จะมีตัวอย่างเทมเพลตให้อยู่แล้วเวลาที่เปิดโปรแกรมขึ้นมา เทมเพลตพวกนี้ใช้งานง่ายและสามารถย่นระยะเวลาในการทำงานลงไปได้มากทีเดียว ตัวอย่างเทมเพลตที่มีอยู่แล้ว เช่น ใบแจ้งหนี้ สินค้าคงคลัง การประมาณการ วาระการประชุม กำหนดการ หรือเอกสารประเภทอื่นๆ
2. ครีเอทงานใน Excel ก่อนแล้วค่อยใช้การ Copy ไป Paste as Link ลงที่อื่น เมื่อมีการทำข้อมูลเป็นตาราง มีการคำนวณ หรือมีกราฟ เพราะการใช้ Excel จะทำให้ได้ตารางข้อมูลที่สวยงามและถูกต้องกว่าไปสร้างใน MS Word หรือ PowerPoint นอกจากนี้ Excel มีความยืดหยุ่นสูง เวลาค่า input บางอย่างในตารางเปลี่ยนไป ค่า output จะถูกคำนวณใหม่ทันที ไม่ต้องมาพิมพ์ซ้ำลงไปอีก วิธีการ Paste as Link สามารถทำได้ดังนี้

1. ให้ Copy ข้อมูลตาราง หรือ กราฟใน Excel
2. เปิด MS Word หรือ PowerPoint ที่เป็นโปรแกรมปลายทาง
3. Paste >> Paste Special >> เลือก Paste Link

3. Copy ข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วย Fill Handle ในกรณีที่เรามีข้อมูลอยู่ แล้วเราอยากจะ Copy ไป Paste ลงที่อื่น เราสามารถทำง่ายๆ โดยการ Click เม้าส์ซ้ายที่สี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของ Cell (จะเห็นเป็นรูปเครื่องหมายบวก เรียกว่า Fill Handle) แล้วลากลงมา ผลที่ออกมาจะเหมือนกันกับการกด Copy >>  Paste ทุกประการ เหมาะมากกับกรณีที่มีข้อมูลเยอะๆจน Copy ทีละช่องไม่ไหว

นอกจากเป็นการ Copy ข้อมูลแล้วยังสามารถลอกสูตรได้ด้วยและยังสามารถใช้ในการรันเลข, คำนวน เพียงพิมพ์ค่าตั้งต้นอย่างน้อย 2 ช่อง คลุมดำทั้ง 2 ช่อง และกดสี่เหลี่ยมเล็กๆมุมล่างขวาแล้วลากลงมาตามที่เราต้องการได้เลย สะดวกมากๆ

4. กรอกวันที่ปัจจุบันอย่างเร็วด้วยการกดปุ่ม Ctrl และ ปุ่ม ; พร้อมกันลงในช่องที่ต้องการกรอกข้อมูล วันที่ปัจจุบันก็จะขึ้นมาเลย โดยที่เราไม่ต้องนั่งพิมพ์ ส่วนถ้าต้องการกรอกเวลาในปัจุบันก็สามารถทำได้เช่นเดียวกันโดยการกด Ctrl และ Shift และ ปุ่ม ; พร้อมกัน เวลาในปัจจุบันก็จะเด้งขึ้นมาเลย
5. กำจัดข้อมูลที่ซ้ำด้วย Remove Duplicates เพราะบางทีเรามีข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ซ้ำๆ กันเต็มไปหมด เราสามารถกำจัดตัวซ้ำได้ง่ายๆ ด้วยการเลือกข้อมูลคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วไปที่ Ribbon Data เลือก Remove Duplicates เพียงเท่านี้ตัวซ้ำก็จะหายไปอย่างง่ายดาย

6. จัดการเฉพาะข้อมูลที่เราสนใจด้วย Filter การทำงานกับข้อมูลที่มีหลายรายการในฐานข้อมูล ก็มีหลายจังหวะที่เราก็อยากจะจัดการข้อมูลเฉพาะรายการที่เราสนใจเท่านั้น เช่น สนใจเฉพาะ สินค้า A หรือ เฉพาะเดือนที่เลือก ซึ่งเราสามารถทำเรื่องดังกล่าวได้โดยง่าย โดยการใช้เครื่องมือ Filter

วิธีการ คือ เลือก Cell หนึ่งในข้อมูล จากนั้นไปที่ Data >> Filter จากนั้นก็เลือก Filter ว่าจะดูเฉพาะรายการไหน ซึ่งพอ Filter ข้อมูลจะแสดงเฉพาะ Filter ที่เราต้องการเห็น

7. ใช้ & ในกรณีที่ต้องการรวมข้อความจาก 2 คอลัมน์ไว้ในช่องเดียวกัน โดยมากมักใช้กับการรวมชื่อ นามสกุลไว้ในช่องเดียวกัน โดยการใส่สูตรช่องที่ว่างว่า  =[คอลัมม์ชื่อ]&[คอลัมม์นามสกุล] พอกด enter ข้อมูลจาก 2 ช่องก็จะมารวมอยู่ในช่องเดียว ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ให้เสียเวลา

8. วิธีคัดลอกความกว้างของคอลัมน์ใน Excel หลายคนจะเจอปัญหาว่าพอลอกมาแล้วมันจะมาแต่ข้อความต้องมาปรับขนาดตารางใหม่ตลอด ซึ่งจริงๆแล้ว Excel สามารถช่วยให้ชีวิตการทำงานเราง่ายขึ้น ด้วยวิธีการ Paste หลากหลายวิธี เช่น

• ใช้ Paste Column Widths แทนการนั่งปรับความกว้างของคอลัมน์เอง ตัวนี้ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานลงได้อย่างมาก และช่วยให้ได้ตารางที่สวยเป๊ะ                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

9. สร้างและจัดการแผนภูมิ กราฟ เป็นคุณลักษณะที่โดดเด่นของ Excel การสร้างแผนภูมิ หรือกราฟช่วยให้สามารถนำเสนอข้อมูลที่มีรูปแบบที่ดีได้ โดยการคลุมข้อมูลในตารางที่ต้องการสร้างแผนภูมิหรือกราฟนั้นๆทั้งหมด แล้วกดเลือกรูปแบบแผนภูมิหรือกราฟให้ตรงตามที่ต้องการได้เลย นอกจากนี้หากเลือกไปแล้วไม่ถูกใจ ก็สามารถเปลี่ยนรูปแบบกราฟได้อีกตามที่ต้องการ และยังปรับเปลี่ยนหน้าตาการแสดงผลได้ตามความชอบอีกด้วย ถือว่าเป็นการทำสรุปข้อมูลที่สะดวกและสามารถถ่ายทอดให้คนอื่นเข้าใจงานได้ง่ายขึ้น

10. ใช้ปุ่มลัดให้เป็นประโยชน์ สำหรับมือใหม่อาจจะยากในการจำเล็กน้อย แต่หากใช้ไปสักพัก จะพบว่าง่าย และสะดวกต่อการทำงานมากๆ แถมงานยังเสร็จเร็วกว่าปกติอีกด้วย เช่น

Ctrl + Shift + ! สำหรับเปลี่ยนให้เป็นจุดทศนิยมสองตัว 

Ctrl + Shift + $ สำหรับแปลงสกุลเงินเป็นดอลลาร์ 

Ctrl + Shift + % สำหรับเปลี่ยนเป็นเปอร์เซ็นต์

Ctrl + คลิกช่องที่ต้องการเลือกข้อมูล สำหรับเลือกข้อมูลที่ไม่ต่อกัน

การใช้ Excel ยังมีอีกหลากหลายวิธี และหลายสูตรที่คนทำงานสาย Data ทั้งหลายควรรู้เพื่อให้การทำงานที่ง่ายและรวดเร็วขึ้น สามารถลงลึกเจาะดีเทลได้อีกที่ https://eddu.org/course-microsoft-office/

ที่มา 

www.thepexcel.com