เทคนิคลับสำหรับ Excel ให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น

ถ้าพูดถึงโปรแกรม Microsoft Excel โปรแกรมที่มักนิยมใช้ในการสร้างตารางทำงาน จัดตารางสวยงาม ในรูปแบบต่าง ๆ รวมถึงเป็นโปรแกรมสำหรับการคำนวณ สร้างกราฟ สร้างรายงานสรุปยอดต่างๆ ซึ่งมือใหม่หัดใช้โปรแกรมนี้อาจไม่รู้เทคนิคพิเศษที่จะทำให้ทำงานได้เร็วและถูกต้องแม่นยำ เพราะ Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถหลากหลาย และคนใช้งานต้องมีความเข้าใจที่ค่อนข้างลึกซึ้งจึงจะพลิกแพลงการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ดังนั้นเราจึงมัดรวมเทคนิคง่ายๆสำหรับการใช้งาน Excel เพื่อให้ทำงานได้เร็วขึ้นกว่าเดิม ดังนี้

1. ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อประหยัดเวลา ในกรณีที่เราต้องทำงานกับเอกสารที่ทาง excel จะมีตัวอย่างเทมเพลตให้อยู่แล้วเวลาที่เปิดโปรแกรมขึ้นมา เทมเพลตพวกนี้ใช้งานง่ายและสามารถย่นระยะเวลาในการทำงานลงไปได้มากทีเดียว ตัวอย่างเทมเพลตที่มีอยู่แล้ว เช่น ใบแจ้งหนี้ สินค้าคงคลัง การประมาณการ วาระการประชุม กำหนดการ หรือเอกสารประเภทอื่นๆ
2. ครีเอทงานใน Excel ก่อนแล้วค่อยใช้การ Copy ไป Paste as Link ลงที่อื่น เมื่อมีการทำข้อมูลเป็นตาราง มีการคำนวณ หรือมีกราฟ เพราะการใช้ Excel จะทำให้ได้ตารางข้อมูลที่สวยงามและถูกต้องกว่าไปสร้างใน MS Word หรือ PowerPoint นอกจากนี้ Excel มีความยืดหยุ่นสูง เวลาค่า input บางอย่างในตารางเปลี่ยนไป ค่า output จะถูกคำนวณใหม่ทันที ไม่ต้องมาพิมพ์ซ้ำลงไปอีก วิธีการ Paste as Link สามารถทำได้ดังนี้

1. ให้ Copy ข้อมูลตาราง หรือ กราฟใน Excel
2. เปิด MS Word หรือ PowerPoint ที่เป็นโปรแกรมปลายทาง
3. Paste >> Paste Special >> เลือก Paste Link

3. Copy ข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วย Fill Handle ในกรณีที่เรามีข้อมูลอยู่ แล้วเราอยากจะ Copy ไป Paste ลงที่อื่น เราสามารถทำง่ายๆ โดยการ Click เม้าส์ซ้ายที่สี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของ Cell (จะเห็นเป็นรูปเครื่องหมายบวก เรียกว่า Fill Handle) แล้วลากลงมา ผลที่ออกมาจะเหมือนกันกับการกด Copy >>  Paste ทุกประการ เหมาะมากกับกรณีที่มีข้อมูลเยอะๆจน Copy ทีละช่องไม่ไหว

นอกจากเป็นการ Copy ข้อมูลแล้วยังสามารถลอกสูตรได้ด้วยและยังสามารถใช้ในการรันเลข, คำนวน เพียงพิมพ์ค่าตั้งต้นอย่างน้อย 2 ช่อง คลุมดำทั้ง 2 ช่อง และกดสี่เหลี่ยมเล็กๆมุมล่างขวาแล้วลากลงมาตามที่เราต้องการได้เลย สะดวกมากๆ

4. กรอกวันที่ปัจจุบันอย่างเร็วด้วยการกดปุ่ม Ctrl และ ปุ่ม ; พร้อมกันลงในช่องที่ต้องการกรอกข้อมูล วันที่ปัจจุบันก็จะขึ้นมาเลย โดยที่เราไม่ต้องนั่งพิมพ์ ส่วนถ้าต้องการกรอกเวลาในปัจุบันก็สามารถทำได้เช่นเดียวกันโดยการกด Ctrl และ Shift และ ปุ่ม ; พร้อมกัน เวลาในปัจจุบันก็จะเด้งขึ้นมาเลย
5. กำจัดข้อมูลที่ซ้ำด้วย Remove Duplicates เพราะบางทีเรามีข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ซ้ำๆ กันเต็มไปหมด เราสามารถกำจัดตัวซ้ำได้ง่ายๆ ด้วยการเลือกข้อมูลคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วไปที่ Ribbon Data เลือก Remove Duplicates เพียงเท่านี้ตัวซ้ำก็จะหายไปอย่างง่ายดาย

6. จัดการเฉพาะข้อมูลที่เราสนใจด้วย Filter การทำงานกับข้อมูลที่มีหลายรายการในฐานข้อมูล ก็มีหลายจังหวะที่เราก็อยากจะจัดการข้อมูลเฉพาะรายการที่เราสนใจเท่านั้น เช่น สนใจเฉพาะ สินค้า A หรือ เฉพาะเดือนที่เลือก ซึ่งเราสามารถทำเรื่องดังกล่าวได้โดยง่าย โดยการใช้เครื่องมือ Filter

วิธีการ คือ เลือก Cell หนึ่งในข้อมูล จากนั้นไปที่ Data >> Filter จากนั้นก็เลือก Filter ว่าจะดูเฉพาะรายการไหน ซึ่งพอ Filter ข้อมูลจะแสดงเฉพาะ Filter ที่เราต้องการเห็น

7. ใช้ & ในกรณีที่ต้องการรวมข้อความจาก 2 คอลัมน์ไว้ในช่องเดียวกัน โดยมากมักใช้กับการรวมชื่อ นามสกุลไว้ในช่องเดียวกัน โดยการใส่สูตรช่องที่ว่างว่า  =[คอลัมม์ชื่อ]&[คอลัมม์นามสกุล] พอกด enter ข้อมูลจาก 2 ช่องก็จะมารวมอยู่ในช่องเดียว ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ให้เสียเวลา

8. วิธีคัดลอกความกว้างของคอลัมน์ใน Excel หลายคนจะเจอปัญหาว่าพอลอกมาแล้วมันจะมาแต่ข้อความต้องมาปรับขนาดตารางใหม่ตลอด ซึ่งจริงๆแล้ว Excel สามารถช่วยให้ชีวิตการทำงานเราง่ายขึ้น ด้วยวิธีการ Paste หลากหลายวิธี เช่น

• ใช้ Paste Column Widths แทนการนั่งปรับความกว้างของคอลัมน์เอง ตัวนี้ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานลงได้อย่างมาก และช่วยให้ได้ตารางที่สวยเป๊ะ                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

9. สร้างและจัดการแผนภูมิ กราฟ เป็นคุณลักษณะที่โดดเด่นของ Excel การสร้างแผนภูมิ หรือกราฟช่วยให้สามารถนำเสนอข้อมูลที่มีรูปแบบที่ดีได้ โดยการคลุมข้อมูลในตารางที่ต้องการสร้างแผนภูมิหรือกราฟนั้นๆทั้งหมด แล้วกดเลือกรูปแบบแผนภูมิหรือกราฟให้ตรงตามที่ต้องการได้เลย นอกจากนี้หากเลือกไปแล้วไม่ถูกใจ ก็สามารถเปลี่ยนรูปแบบกราฟได้อีกตามที่ต้องการ และยังปรับเปลี่ยนหน้าตาการแสดงผลได้ตามความชอบอีกด้วย ถือว่าเป็นการทำสรุปข้อมูลที่สะดวกและสามารถถ่ายทอดให้คนอื่นเข้าใจงานได้ง่ายขึ้น

10. ใช้ปุ่มลัดให้เป็นประโยชน์ สำหรับมือใหม่อาจจะยากในการจำเล็กน้อย แต่หากใช้ไปสักพัก จะพบว่าง่าย และสะดวกต่อการทำงานมากๆ แถมงานยังเสร็จเร็วกว่าปกติอีกด้วย เช่น

Ctrl + Shift + ! สำหรับเปลี่ยนให้เป็นจุดทศนิยมสองตัว 

Ctrl + Shift + $ สำหรับแปลงสกุลเงินเป็นดอลลาร์ 

Ctrl + Shift + % สำหรับเปลี่ยนเป็นเปอร์เซ็นต์

Ctrl + คลิกช่องที่ต้องการเลือกข้อมูล สำหรับเลือกข้อมูลที่ไม่ต่อกัน

การใช้ Excel ยังมีอีกหลากหลายวิธี และหลายสูตรที่คนทำงานสาย Data ทั้งหลายควรรู้เพื่อให้การทำงานที่ง่ายและรวดเร็วขึ้น สามารถลงลึกเจาะดีเทลได้อีกที่ https://eddu.org/course-microsoft-office/

ที่มา 

www.thepexcel.com

เปลี่ยน PRESENTATION ชวนหลับ!
ให้น่าสนใจกว่าเดิม ด้วยเทคนิค 10/20/30 จาก Apple

ผมเชื่อว่าใครหลายคนที่กำลังอ่านบทความนี้ จะต้องเคยผ่านการทำสไลด์ หรือ presentation มานับครั้งไม่ถ้วน เริ่มตั้งแต่มัธยม จนถึงวัยทำงาน (บางคนนับได้เป็นร้อยสไลด์แล้วกระมัง)  และผมก็เชื่ออีกว่า น้อยคนที่จะรู้ว่า การทำ Presentation ผ่านโปรแกรม Power Point ที่ดีนั้น ต้องประกอบด้วยสิ่งจำเป็นอะไรบ้าง?

ไม่ใช่แค่ความสวยงาม รูปที่น่าสนใจ หรืออนิเมชั่นเคลื่อนไหวว้าวๆ เท่านั้นนะครับ presentation ที่ดี ยังประกอบด้วยสิ่งสำคัญเล็กๆ ที่หลายคนมองข้ามไป วันนี้ผมจะมาบอกเคล็ดวิธีทำ presentation แบบ 10/20/30 ให้คุณรู้ เชื่อสิ! เลขหลักสิบ 3 ตัวนี้ จะทำให้การพรีเซนต์งานของคุณเปลี่ยนไปแบบก้าวกระโดดเลยทีเดียว

.
ทฤษฎี “10/20/30”
ถูกคิดค้นขึ้นโดยคุณ Guy Kawasaki
ผู้เชี่ยวชาญด้านการทำ presentation 

ผู้เป็นหนึ่งในพนักงานรุ่นบุกเบิกของบริษัท Apple ซึ่งทริคนี้ Kawasaki ได้นำมาใช้ตลอดระยะเวลาการทำงานของเขา และพบว่า presentation ของเขา ดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้จริง

หลักการของ “10/20/30” นั้น เป็นคอนเซปต์ที่ตรงไปตรงมาและเรียบง่าย เพียง 3 ข้อหลักๆ คือ 

1. PowerPoint ของคุณ ไม่ควรมีเกิน 10 สไลด์
2. ระยะเวลาในการพรีเซนต์ ไม่ควรเกิน 20 นาที และ
3. ฟอนต์ที่คุณใช้ในสไลด์ ต้องมีขนาดไม่ต่ำกว่า 30 point size

.
ง่ายๆ แค่นี้เองครับ
ซึ่งในแต่ละข้อนั้น ยังมี tips หรือรายละเอียดๆ ที่คุณ Kawasaki ใจดีขยายความให้พวกเราเข้าใจ และนำไปพัฒนา powerpoint ได้ดีขึ้นไปอีก ดังนี้

.

กฎข้อที่หนึ่ง 10 สไลด์

คุณ Kawasaki กล่าวว่า การที่จะทำให้ผู้ฟังเข้าใจคอนเซปต์ที่มากมายเกิน 10 อย่างนั้น เป็นเรื่องที่ท้าทายเกินไปในการนำเสนอในระยะเวลาที่จำกัด ดังนั้น การนำเสนอหัวข้อจึงควรโฟกัสที่ใจความสำคัญที่ต้องการสื่อให้ผู้ฟังได้รับทราบเป็นหลัก โดยใช้เนื้อหาที่กระชับและเข้าใจได้ง่ายที่สุด รูปแบบของสไลด์ที่ดี จึงควรมีหัวข้อสำคัญที่สามารถเห็นได้ชัด และตัวอักษรไม่เยอะเกินไป เพราะหัวใจหลักของการพรีเซนต์คือการพูด ไม่ใช่ตัวหนังสือ

.

กฎข้อที่สอง  20 นาที

หลังจากที่ได้โครงสร้างคอนเซปต์ทั้งหมดที่คุณต้องการนำเสนอใน 10 หน้าแล้ว คุณจะสามารถวางแผนการพรีเซนต์ได้อย่างง่ายดายด้วยเวลาที่จำกัดเพียงแค่ 20 นาที การแบ่งเวลาให้แก่สไลด์นั้นๆ เพื่อที่จะบอกเล่าใจความสำคัญ ก็สามารถทำได้อย่างมีแบบแผน

.

กฎข้อที่สาม  30  Point Font

การใช้ฟอนต์ที่มีขนาดไม่ต่ำกว่า 30 Point Size เป็นการดึงดูดสายตาของผู้ฟังไปที่สไลด์โดยใช้ขนาดของข้อมูลที่ใหญ่มากพอที่จะมองเห็นได้โดยไม่ต้องเพ่งสายตา และเมื่อไม่มีอะไรให้ต้องอ่าน ทุกคนก็จะสามารถโฟกัสกับการฟังสิ่งที่คุณกำลังพรีเซนต์ได้มากขึ้นอีกด้วย

.

เห็นมั้ยล่ะว่า กฎ “10/20/30” นั้นจะทำงานควบคู่กันไป หากคุณทำกฎข้อใดข้อหนึ่งมากเกินไป กฎอีกสองข้อก็จะทำหน้าที่ “ตีกรอบ” Presentation ของคุณให้เข้าที่ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนสไลด์ ระยะเวลาที่จำกัด และขนาดของฟอนต์ จึงมั่นใจได้ว่า หากใช้กฎเหล่านี้ การพรีเซนต์ของคุณนั้นจะกระชับและเข้าใจได้ง่ายสำหรับผู้ฟังทุกคน

.

นอกเหนือจากสิ่งที่กล่าวไปข้างต้น ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่สามารถนำมาอัปเกรด PowerPoint ได้อีก เช่น 

✔ การเลือกใช้ภาพที่เป็นการกระตุ้นอารมณ์ของผู้ฟัง ให้รับรู้ถึงประเด็นที่คุณกำลังนำเสนอ หรือแม้แต่การทำอินโฟกราฟิก (Infographic) ที่เป็นการแปลงสถิติมาเป็นไอค่อน หรือรูปภาพที่เข้าใจง่าย บอกเลยว่า แบบนี้สร้างความตื่นเต้นได้มากกว่ากราฟแบบวงกลม (Pie Chart) หรือกราฟแผนภูมิแท่ง (Bar Chart) อย่างแน่นอน

✔ การเลือกใช้สีให้เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการนำเสนอก็เป็นสิ่งสำคัญ เช่น สีโทนร้อน ( Warm Tones) ใช้นำเสนอข้อความสำคัญที่ต้องการให้คนจดจำ หรือเลือกใช้สีโทนเย็น (Cool Tones) เพื่อเป็นภาพประกอบพื้นหลังที่ดูสบายตา ทริคเล็กๆ เหล่านี้ก็สามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงให้แก่ Presentation ของคุณได้อย่างมาก

.

หลังจากที่ได้ PowerPoint ที่น่าพอใจแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ “การพูดนำเสนองานให้น่าสนใจ” ซึ่งหากเริ่มพูดแล้วผู้ฟังประทับใจก็การันตีได้เลยว่า คุณมีชัยไปกว่าครึ่ง โดยคุณอาจจะเลือกเปิดการพรีเซนต์ของคุณด้วย “การทำให้หัวข้อของคุณเป็นเรื่องใกล้ตัว” ที่ผู้ฟังจะสามารถเชื่อมโยงกับตัวเองได้ และเขาจะรู้สึกเป็นส่วนหนึงของการพรีเซนต์นี้ หรือแม้กระทั่งการเริ่มต้นด้วย “การตั้งคำถาม” หรือ “เริ่มด้วยคำคมของบุคคลที่มีชื่อเสียง” ก็สามารถทำให้ผู้ฟังรู้สึกประทับใจได้เช่นเดียวกัน

.

ส่วนสำคัญที่จะลืมไปไม่ได้อีกเรื่อง ก็คือ “น้ำเสียง” ของผู้พรีเซนต์ การเลือกใช้โทนเสียงที่แตกต่างกันไป การใช้เสียงสูง เสียงต่ำ หรือความดังของเสียงที่แตกต่าง เพื่อเน้นให้ผู้ฟังรับทราบถึงความสำคัญของเนื้อหาในขณะนั้นช่วยดึงดูดความสนใจได้มาก หากเป็นไปได้ ให้หลีกเลียง “การอ่าน” พรีเซนต์ของคุณ เพราะนอกจากจะทำให้ผู้ฟังของคุณเบื่อ ยังทำให้คุณดูไม่มีความเป็นมืออาชีพอีกด้วยนะครับ

.

หัวใจหลักของการพรีเซนต์ PowerPoint ให้ปังคือ “ความเป็นธรรมชาติ” การสร้างคอนเนคชั่นระว่างผู้พรีเซนต์กับผู้ฟังผ่านสายตา แพชชั่น และบุคลิกภาพของคุณ รวมไปถึงการสอดแทรกมุกตลกเล็กๆ น้อยๆ เพื่อสร้างความบันเทิงให้แก่ผู้ฟังนั้นจะทำให้การพรีเซนต์งานของคุณ เหมือนการนั่งคุยกับเพื่อนไปโดยปริยาย โดยเคล็ดลับอื่นๆ นอกจากนี้ จะถูกบรรจุไว้ใน “หลักสูตร Office” ของ Edduteam 

ไม่ต้องห่วง ถ้าคุณไม่ค่อยมีประสบการณ์ เพราะเราสอนตั้งแต่เริ่มต้นแบบจับมือทำ
และยิ่งไม่ต้องห่วงสำหรับผู้มีประสบการณ์ เพราะเราจะช่วยให้คุณได้พัฒนาฝีมือตัวเองให้โดดเด่นกว่าใคร
ในหลักสูตรนี้นอกจาก powerpoint แล้ว เรายังแถมหลักสูตรมือโปรสูตร Excel ที่จะทำให้คุณคำณวนตัวเลขได้อย่างแม่นยำ และการเรียบเรียงรายงานผ่าน Word ที่จะช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย ครบถ้วนขนาดนี้ รีบสมัครเรียนด่วนเลยนะครับ

เรียน Microsoft Office จาก 0 เป็น มือโปร
13 ชั่วโมง เพียง 1,999.- สมัครเลย

แหล่งอ้างอิง

https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/1056/steve-jobs-guy-kawasaki-powerpoint-best-practices.aspx

https://ethos3.com/6-reasons-the-6x6-rule-works/

https://blog.hubspot.com/marketing/7x7-rule-powerpoint

https://www.mangozero.com/how-to-start-a-presentation/