เปลี่ยน PRESENTATION ชวนหลับ!
ให้น่าสนใจกว่าเดิม ด้วยเทคนิค 10/20/30 จาก Apple

ผมเชื่อว่าใครหลายคนที่กำลังอ่านบทความนี้ จะต้องเคยผ่านการทำสไลด์ หรือ presentation มานับครั้งไม่ถ้วน เริ่มตั้งแต่มัธยม จนถึงวัยทำงาน (บางคนนับได้เป็นร้อยสไลด์แล้วกระมัง)  และผมก็เชื่ออีกว่า น้อยคนที่จะรู้ว่า การทำ Presentation ผ่านโปรแกรม Power Point ที่ดีนั้น ต้องประกอบด้วยสิ่งจำเป็นอะไรบ้าง?

ไม่ใช่แค่ความสวยงาม รูปที่น่าสนใจ หรืออนิเมชั่นเคลื่อนไหวว้าวๆ เท่านั้นนะครับ presentation ที่ดี ยังประกอบด้วยสิ่งสำคัญเล็กๆ ที่หลายคนมองข้ามไป วันนี้ผมจะมาบอกเคล็ดวิธีทำ presentation แบบ 10/20/30 ให้คุณรู้ เชื่อสิ! เลขหลักสิบ 3 ตัวนี้ จะทำให้การพรีเซนต์งานของคุณเปลี่ยนไปแบบก้าวกระโดดเลยทีเดียว

.
ทฤษฎี “10/20/30”
ถูกคิดค้นขึ้นโดยคุณ Guy Kawasaki
ผู้เชี่ยวชาญด้านการทำ presentation 

ผู้เป็นหนึ่งในพนักงานรุ่นบุกเบิกของบริษัท Apple ซึ่งทริคนี้ Kawasaki ได้นำมาใช้ตลอดระยะเวลาการทำงานของเขา และพบว่า presentation ของเขา ดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้จริง

หลักการของ “10/20/30” นั้น เป็นคอนเซปต์ที่ตรงไปตรงมาและเรียบง่าย เพียง 3 ข้อหลักๆ คือ 

1. PowerPoint ของคุณ ไม่ควรมีเกิน 10 สไลด์
2. ระยะเวลาในการพรีเซนต์ ไม่ควรเกิน 20 นาที และ
3. ฟอนต์ที่คุณใช้ในสไลด์ ต้องมีขนาดไม่ต่ำกว่า 30 point size

.
ง่ายๆ แค่นี้เองครับ
ซึ่งในแต่ละข้อนั้น ยังมี tips หรือรายละเอียดๆ ที่คุณ Kawasaki ใจดีขยายความให้พวกเราเข้าใจ และนำไปพัฒนา powerpoint ได้ดีขึ้นไปอีก ดังนี้

.

กฎข้อที่หนึ่ง 10 สไลด์

คุณ Kawasaki กล่าวว่า การที่จะทำให้ผู้ฟังเข้าใจคอนเซปต์ที่มากมายเกิน 10 อย่างนั้น เป็นเรื่องที่ท้าทายเกินไปในการนำเสนอในระยะเวลาที่จำกัด ดังนั้น การนำเสนอหัวข้อจึงควรโฟกัสที่ใจความสำคัญที่ต้องการสื่อให้ผู้ฟังได้รับทราบเป็นหลัก โดยใช้เนื้อหาที่กระชับและเข้าใจได้ง่ายที่สุด รูปแบบของสไลด์ที่ดี จึงควรมีหัวข้อสำคัญที่สามารถเห็นได้ชัด และตัวอักษรไม่เยอะเกินไป เพราะหัวใจหลักของการพรีเซนต์คือการพูด ไม่ใช่ตัวหนังสือ

.

กฎข้อที่สอง  20 นาที

หลังจากที่ได้โครงสร้างคอนเซปต์ทั้งหมดที่คุณต้องการนำเสนอใน 10 หน้าแล้ว คุณจะสามารถวางแผนการพรีเซนต์ได้อย่างง่ายดายด้วยเวลาที่จำกัดเพียงแค่ 20 นาที การแบ่งเวลาให้แก่สไลด์นั้นๆ เพื่อที่จะบอกเล่าใจความสำคัญ ก็สามารถทำได้อย่างมีแบบแผน

.

กฎข้อที่สาม  30  Point Font

การใช้ฟอนต์ที่มีขนาดไม่ต่ำกว่า 30 Point Size เป็นการดึงดูดสายตาของผู้ฟังไปที่สไลด์โดยใช้ขนาดของข้อมูลที่ใหญ่มากพอที่จะมองเห็นได้โดยไม่ต้องเพ่งสายตา และเมื่อไม่มีอะไรให้ต้องอ่าน ทุกคนก็จะสามารถโฟกัสกับการฟังสิ่งที่คุณกำลังพรีเซนต์ได้มากขึ้นอีกด้วย

.

เห็นมั้ยล่ะว่า กฎ “10/20/30” นั้นจะทำงานควบคู่กันไป หากคุณทำกฎข้อใดข้อหนึ่งมากเกินไป กฎอีกสองข้อก็จะทำหน้าที่ “ตีกรอบ” Presentation ของคุณให้เข้าที่ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนสไลด์ ระยะเวลาที่จำกัด และขนาดของฟอนต์ จึงมั่นใจได้ว่า หากใช้กฎเหล่านี้ การพรีเซนต์ของคุณนั้นจะกระชับและเข้าใจได้ง่ายสำหรับผู้ฟังทุกคน

.

นอกเหนือจากสิ่งที่กล่าวไปข้างต้น ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่สามารถนำมาอัปเกรด PowerPoint ได้อีก เช่น 

✔ การเลือกใช้ภาพที่เป็นการกระตุ้นอารมณ์ของผู้ฟัง ให้รับรู้ถึงประเด็นที่คุณกำลังนำเสนอ หรือแม้แต่การทำอินโฟกราฟิก (Infographic) ที่เป็นการแปลงสถิติมาเป็นไอค่อน หรือรูปภาพที่เข้าใจง่าย บอกเลยว่า แบบนี้สร้างความตื่นเต้นได้มากกว่ากราฟแบบวงกลม (Pie Chart) หรือกราฟแผนภูมิแท่ง (Bar Chart) อย่างแน่นอน

✔ การเลือกใช้สีให้เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการนำเสนอก็เป็นสิ่งสำคัญ เช่น สีโทนร้อน ( Warm Tones) ใช้นำเสนอข้อความสำคัญที่ต้องการให้คนจดจำ หรือเลือกใช้สีโทนเย็น (Cool Tones) เพื่อเป็นภาพประกอบพื้นหลังที่ดูสบายตา ทริคเล็กๆ เหล่านี้ก็สามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงให้แก่ Presentation ของคุณได้อย่างมาก

.

หลังจากที่ได้ PowerPoint ที่น่าพอใจแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ “การพูดนำเสนองานให้น่าสนใจ” ซึ่งหากเริ่มพูดแล้วผู้ฟังประทับใจก็การันตีได้เลยว่า คุณมีชัยไปกว่าครึ่ง โดยคุณอาจจะเลือกเปิดการพรีเซนต์ของคุณด้วย “การทำให้หัวข้อของคุณเป็นเรื่องใกล้ตัว” ที่ผู้ฟังจะสามารถเชื่อมโยงกับตัวเองได้ และเขาจะรู้สึกเป็นส่วนหนึงของการพรีเซนต์นี้ หรือแม้กระทั่งการเริ่มต้นด้วย “การตั้งคำถาม” หรือ “เริ่มด้วยคำคมของบุคคลที่มีชื่อเสียง” ก็สามารถทำให้ผู้ฟังรู้สึกประทับใจได้เช่นเดียวกัน

.

ส่วนสำคัญที่จะลืมไปไม่ได้อีกเรื่อง ก็คือ “น้ำเสียง” ของผู้พรีเซนต์ การเลือกใช้โทนเสียงที่แตกต่างกันไป การใช้เสียงสูง เสียงต่ำ หรือความดังของเสียงที่แตกต่าง เพื่อเน้นให้ผู้ฟังรับทราบถึงความสำคัญของเนื้อหาในขณะนั้นช่วยดึงดูดความสนใจได้มาก หากเป็นไปได้ ให้หลีกเลียง “การอ่าน” พรีเซนต์ของคุณ เพราะนอกจากจะทำให้ผู้ฟังของคุณเบื่อ ยังทำให้คุณดูไม่มีความเป็นมืออาชีพอีกด้วยนะครับ

.

หัวใจหลักของการพรีเซนต์ PowerPoint ให้ปังคือ “ความเป็นธรรมชาติ” การสร้างคอนเนคชั่นระว่างผู้พรีเซนต์กับผู้ฟังผ่านสายตา แพชชั่น และบุคลิกภาพของคุณ รวมไปถึงการสอดแทรกมุกตลกเล็กๆ น้อยๆ เพื่อสร้างความบันเทิงให้แก่ผู้ฟังนั้นจะทำให้การพรีเซนต์งานของคุณ เหมือนการนั่งคุยกับเพื่อนไปโดยปริยาย โดยเคล็ดลับอื่นๆ นอกจากนี้ จะถูกบรรจุไว้ใน “หลักสูตร Office” ของ Edduteam 

ไม่ต้องห่วง ถ้าคุณไม่ค่อยมีประสบการณ์ เพราะเราสอนตั้งแต่เริ่มต้นแบบจับมือทำ
และยิ่งไม่ต้องห่วงสำหรับผู้มีประสบการณ์ เพราะเราจะช่วยให้คุณได้พัฒนาฝีมือตัวเองให้โดดเด่นกว่าใคร
ในหลักสูตรนี้นอกจาก powerpoint แล้ว เรายังแถมหลักสูตรมือโปรสูตร Excel ที่จะทำให้คุณคำณวนตัวเลขได้อย่างแม่นยำ และการเรียบเรียงรายงานผ่าน Word ที่จะช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย ครบถ้วนขนาดนี้ รีบสมัครเรียนด่วนเลยนะครับ

เรียน Microsoft Office จาก 0 เป็น มือโปร
13 ชั่วโมง เพียง 1,999.- สมัครเลย

แหล่งอ้างอิง

https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/1056/steve-jobs-guy-kawasaki-powerpoint-best-practices.aspx

https://ethos3.com/6-reasons-the-6x6-rule-works/

https://blog.hubspot.com/marketing/7x7-rule-powerpoint

https://www.mangozero.com/how-to-start-a-presentation/